„Sokan észre sem veszik, mennyi manuális munkafolyamatuk van, amelyet azon idő töredéke alatt is elvégezhetnének”
MEGKÖZELÍTÉS ÉS STRATÉGIA
A legtöbb online marketing sikert végtelen mennyiségű teszteléssel és aprólékos optimalizálással érjük el.Néha azonban egy-egy jól eltalált stratégia vagy következetesen alkalmazott taktika révén kivételesen gyorsan jön a látványos siker – ilyen történetekről olvasható ezen az oldalon néhány online marketing esettanulmány.
AZ ÜGYFÉLRŐL
EGY RÉGI BARÁT
A Festede egy olyan sikeres webáruház, amely közelebb hozza vásárlóinak az alkotás örömét számozott és személyre szabható kifestőivel.
A magyar vállalkozás több országban is jelen van, köztük Horvátország, Szlovénia, és Olaszország. A Woocommerce motoron futó bolt több száz millió forint értékű forgalommal rendelkezik, és egyre magasabb szinten elégíti ki vásárlóinak igényeit.
A Festede és az OnlineOn együttműködésének kezdete lassan 3 évre nyúlik vissza, azóta érjük el közös sikereinket a cég alapítójával, Ferenc Tamással. A Woocommerce webshop motornak köszönhetően korlátok nélkül szabhatjuk személyre és bővíthetjük egyedi funkciókkal a virágzó webáruházat.
KIINDULÓPONT
AZAZ MIRE KERESTÜNK MEGOLDÁST
Többek közt egy komplexebb problémával kerestek meg minket:
Tudniillik, a Festede kifestői digitális formában három különböző fájlból tevődnek össze:
- Az egyik fájl a képet mutatja kifestett állapotban
- A második a kifestőn lévő számozott mezőket tartalmazza
- A harmadik pedig a kifestéshez szükséges színeket és azok arányát foglalja magában.
A gond abból adódott, hogy ezen fájlok feldolgozása manuálisan történt meg. Ez pedig egy 7 lépéses, ismétlődő, adminisztratív feladat volt:
1. Adott rendelés megnyitása
2. Fájlok letöltése
3. Letöltött fájlok csoportosítása
4. Csoportosított fájlok megfelelő elnevezése
5. Fájlok összefűzése
6. Fájlok nyomtatása a megfelelő formátumban
7. Szállítólevél elkészítése
Napi több száz rendelés mellett -ráadásul több weboldalon- ez a manuális út járhatatlanná vált.
Elég csak kiszámolni, hogy ha 1 rendelés megnyitása, file-ok generálása, letöltése, elrendezése, és összefűzése (jó esetben) 90 másodpercbe telik, akkor 200 rendelés esetén ez napi 5 óra adminisztráció, és megannyi hibalehetőség veszélye. És még nem beszéltünk a raktározásról, csomagolásról, és egyéb fontos feladatokról.
Célunk a teljes rendelésfeldolgozási folyamat automatizációja volt.
A FEJLESZTÉS CÉLJA
SPÓROLJUNK MEG!
Sokaknak az jutna eszébe: “Vegyünk fel egy új munkatársat!”. Nekünk a következő jut eszünkbe: Automatizáljunk!
A rendelési feldolgozási folyamatok optimalizálásával csökkenthetjük a munkaerők számát, továbbá a munkatársak figyelmét a valóban fontos feladatok elvégzésére irányíthatjuk.
MEGVALÓSÍTÁS
AZAZ MI LETT A MEGOLDÁS
Mint mindig, most is éles figyelmet kapott a kifinomult kivitelezés. Így a rendszerezettség és átláthatóság végett, minden fejlesztési megoldást modul/plugin formájában hoztunk létre.
Végül ez 2 egyedi plugin lefejlesztését jelentette.
1. Az első “Festede Max” néven futott.
Első lépésként ki kellett iktatni a legtöbb komplikációt okozó tényezőt, amely a 4 különböző weboldalról történő megrendelések és az ezekhez tartozó fájlok begyűjtését jelentette.
Megoldásként egy különálló rendszer került lefejlesztésre,
- amely Woocommerce API-val, “real time” kommunikál a weboldalak között, összegyűjti a rendeléseket, és a szükséges fájlokkal együtt kilistázza azokat egy egyszerű kezelőfelületen.
- Amennyiben hibás vagy nem elérhető fájl van a rendelések között, arról tájékoztatja a rendelést feldolgozó személyt.
- Ha minden rendben van, egy kattintással le is generálható a hozzájuk tartozó 3 különböző fájl, amelyeket ezután “összeolvasztunk” és becsomagolunk.
És itt még nincs vége!
- Ezzel a kattintással ugyanis párhuzamosan elkészíti az összes szállítólevelet összefűzve, sorba rendezve, és még egy adatokkal teli fájlt is generál nekünk, ami hatékonyabbá teszi a logisztikai folyamatokat.
A fenti, több lépéses folyamatot átolvasva és átgondolva, felismerhetjük, hogy ha mindez 200 rendeléshez fűződő adatmennyiség feldolgozását jelenti, az nem kis falat egy sima webshop szerver számára. (magyarul: könnyen lassíthatja az oldalt) Mivel ezt az előzetes tervek alapján felmértük, nem volt kérdés, hogy a 2 modul nem az egyik éles webshop backend rendszerében, hanem egy külön felületen fut majd.
2. A második plugin-t a “Festede Raktársegítő” névvel ruháztuk fel.
Erre azért volt szükség, hogy kiküszöböljük az olyan hibalehetőségeket, mint a berendelés hiánya, amely többször is előfordult már a Festede kiegészítő termékeinél, keresztbe téve a kiszállítási folyamatoknak.
A megoldást egy bővítmény jelentette, amely Woocommerce webhook segítségével jelenti rendszerünknek, ha megvásároltak egy adott terméket, így az egy közös adatbázisból leveszi a megfelelő mennyiséget. Ha a készlet száma elér egy meghatározott küszöböt, emailt küld a felelős személynek, figyelmeztetve őt arra, hogy itt az ideje újból rendelni. Ezzel nem csak, hogy biztosítjuk a pontos kiszállítást, de még több Woocommerce oldal raktárkészletét is egybe tudjuk kezelni.
EREDMÉNYEK
És MI VONHATÓ LE EBBŐL
A varázsszó: Automatizáció. Sokan észre sem veszik, mennyi manuális munkafolyamatuk van, amelyet azon idő töredéke alatt is elvégezhetnének. Mindössze x nap alatt (fejlesztés időtartama?) két kattintásra csökkentettük a naponta több órát (mennyi ez?), rengeteg pénzt (erről esetleg valami?), és másra felhasználható munkaerőt felörlő folyamatot. Továbbá pofon egyszerűvé tettük a csomagolás és raktározás bonyolult műveleteit, és tárgytalanná vált az emberi hibalehetőség.
Hungarian